Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów pełni specyficzną, ale kluczową rolę w zapewnianiu dostępu do materiałów. Podczas gdy za bezpośrednie gromadzenie zbiorów (książek, audiobooków itp.) odpowiadają poszczególne placówki, Dział skupia się na centralnej koordynacji finansowej i formalnym przygotowaniu zasobów. Jego główne zadania można podzielić na dwa obszary:

Koordynacja Procesu Gromadzenia (Centralne aspekty)
Ten obszar koncentruje się na wsparciu placówek w procesie pozyskiwania materiałów oraz zarządzaniu specyficznymi typami zasobów:

• Dystrybucja środków na zakupy: Dział odpowiada za podział dostępnego budżetu na zakup nowych zbiorów między poszczególne placówki, zapewniając sprawiedliwy i efektywny podział zasobów finansowych.
• Zamawianie prasy: To jedyny rodzaj zbiorów, za którego bezpośrednie zamawianie Dział jest odpowiedzialny. Obejmuje to prenumeratę czasopism i dzienników dla całej sieci bibliotecznej, a następnie ich dystrybucję do odpowiednich placówek.
• Monitorowanie i doradztwo: Chociaż placówki samodzielnie dokonują zakupów książek, Dział może oferować wsparcie merytoryczne w zakresie monitorowania rynku wydawniczego i rekomendowania strategicznych kierunków zakupowych, aby zbiory były spójne i odpowiadały potrzebom czytelników.

Opracowanie Zbiorów
Po pozyskaniu materiałów przez placówki, to Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów zajmuje się ich profesjonalnym przygotowaniem do udostępniania w całym systemie bibliotecznym. Proces ten obejmuje:

• Opracowanie formalne: Sporządzanie kompleksowego opisu bibliograficznego każdego materiału (np. autora, tytułu, wydawcy, daty wydania) zgodnie z obowiązującymi normami (np. format MARC 21). Jest to niezbędne do prawidłowego funkcjonowania katalogu.
• Opracowanie rzeczowe: Przypisywanie materiałom odpowiednich symboli klasyfikacyjnych (np. z Uniwersalnej Klasyfikacji Dziesiętnej – UKD) oraz haseł przedmiotowych. Dzięki temu czytelnicy mogą łatwo wyszukiwać materiały tematycznie, niezależnie od tego, w której placówce się znajdują.
• Ewidencja: Prowadzenie sumarycznej i szczegółowej ewidencji wpływów oraz ubytków wszystkich materiałów bibliotecznych w systemie, zapewniając transparentność i kontrolę nad zasobami.
• Tworzenie i aktualizacja katalogów: Wprowadzanie wszystkich danych do centralnego elektronicznego katalogu bibliotecznego. Ten katalog jest podstawowym narzędziem dla czytelników i pracowników, umożliwiającym wyszukiwanie, lokalizowanie i sprawdzanie dostępności zbiorów we wszystkich placówkach sieci.
• Oznakowanie: Przygotowanie i oznaczanie książek oraz innych materiałów odpowiednimi symbolami i sygnaturami, które ułatwiają ich prawidłowe rozmieszczenie na półkach w poszczególnych placówkach.
• Skontrum: Koordynowanie i przeprowadzanie okresowych kontroli zbiorów w całej sieci bibliotecznej, w celu sprawdzenia ich stanu faktycznego i wykrycia ewentualnych braków.

Podsumowując, Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów, koncentrując się na zarządzaniu finansami zakupów, zamawianiu prasy oraz kompleksowym opracowywaniu zbiorów, odgrywa centralną rolę w zapewnieniu, że wszystkie placówki dysponują uporządkowanymi i łatwo dostępnymi zasobami dla czytelników.